HACC

RESUMEN

• Bajo la dirección general del Director de TI y el Oficial de Audiencias, brinda apoyo administrativo y de oficina clave tanto a las personas como al departamento de TI.
• FUNCIONES ESENCIALES DEL DEPARTAMENTO DE TI
  Proporciona apoyo administrativo al Director de TI y al Departamento de TI según sea necesario.
  Proporciona soporte en operaciones financieras mediante la creación de órdenes de compra y facturación.
  Gestión de contratos: mantener y actualizar los contratos actuales.
  Administración de HUD EIV: administración de usuarios y administración de permisos.
  Gestiona llamadas telefónicas, mensajes de correo de voz y correos electrónicos para el Director de TI.
  Soluciona problemas que surgen de las llamadas telefónicas, mensajes de voz y correos electrónicos; seguimiento con los gerentes y el personal según sea necesario.
  Gestiona la agenda del Director de TI.
  Redacta, revisa y envía correspondencia a partes interesadas internas y externas.
  Organiza y prepara reuniones, incluido el desarrollo de materiales; Asiste a reuniones para tomar notas y resumir contenidos.
  Realiza tareas administrativas generales, que incluyen, entre otras: impresión, escaneo, copia, archivo y envío por correo.
  Supervisa los procesos de informes de TI; analiza los resultados y determina el seguimiento necesario.
  Actúa como enlace entre la Autoridad de Vivienda del Condado de Cook (HACC) y las partes interesadas externas.
  Mantiene registros completos y precisos, protegiendo la confidencialidad.
  Contribuye a la capacitación del personal trabajando con RR.HH. y el Director de Operaciones.
  Se mantiene al tanto de los eventos y cambios de la industria.
  Proporciona apoyo a otros departamentos cuando sea necesario.
• CONOCIMIENTOS REQUERIDOS HABILIDADES Y HABILIDADES
  Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
  Capacidad para brindar un excelente servicio al cliente, especialmente en situaciones desafiantes; manteniendo una actitud positiva.
  Conocimiento del Programa de TI.
  Excelentes habilidades de pensamiento crítico.
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad para organizar, realizar múltiples tareas y priorizar responsabilidades.
  Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
  Atención demostrada al detalle.
  Capacidad para escribir y corregir materiales en cuanto a contenido y precisión.
  Capacidad para producir un producto de trabajo claro, preciso y conciso.
  Conocimiento medio de programas y software informáticos de uso frecuente, como Microsoft Office; es necesario conocimiento avanzado de Excel.
  Habilidad para realizar funciones matemáticas precisas.
  Habilidad para seguir instrucciones verbales y escritas.
  Trabajador de equipo flexible, dispuesto a adaptarse a los cambios y sin miedo a los desafíos.
  Puntualidad y confiabilidad demostradas.
  Conjunto de habilidades de gestión de proyectos.
  Capacidad para trabajar de forma independiente.
• 
  FUNCIONES ESENCIALES DEL FUNCIONARIO DE AUDIENCIAS
  Proporciona apoyo administrativo al Oficial de Audiencias según sea necesario.
  Gestiona el expediente de audiencias informales y de audiencias de cumplimiento para el Oficial de Audiencias.
  Prepara partes de borradores de órdenes y correspondencia según lo indique el Oficial de Audiencias.
  Revise el borrador final de las órdenes y decisiones para verificar su exactitud antes de notificarlas a las partes por correo postal de EE. UU. o correo electrónico.
  Entrega correspondencia y/o órdenes y decisiones a las partes mediante correo postal de EE. UU. y/o correo electrónico.
  Prepara versiones redactadas de la Orden y Decisión final según lo indique el Oficial de Audiencias.
  Realiza tareas administrativas generales, que incluyen, entre otras: impresión, escaneo, copia, archivo y envío por correo.
  Se mantiene al tanto de los eventos y cambios de la industria; supervisa el sitio web de HUD en busca de actualizaciones y cambios en los requisitos del programa.
  Proporciona apoyo a otros departamentos cuando sea necesario.
• CONOCIMIENTOS REQUERIDOS HABILIDADES Y HABILIDADES
  Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
  Capacidad para brindar un excelente servicio al cliente, especialmente en situaciones desafiantes; manteniendo una actitud positiva.
  Conocimiento del Programa de Vales de Elección de Vivienda (HCV).
  Excelentes habilidades de pensamiento crítico.
  Excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad para organizar, realizar múltiples tareas y priorizar responsabilidades.
  Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
  Atención demostrada al detalle.
  Capacidad para escribir y corregir materiales en cuanto a contenido y precisión.
  Capacidad para producir un producto de trabajo claro, preciso y conciso.
  Comprensión básica de software y programas informáticos de uso frecuente, como Microsoft Office; Es necesario conocimiento avanzado de Excel.
  Habilidad para realizar funciones matemáticas precisas.
  Habilidad para seguir instrucciones verbales y escritas.
  Trabajador de equipo flexible, dispuesto a adaptarse a los cambios y sin miedo a los desafíos.
• OTROS DEBERES Y RESPONSABILIDADES
  Cumple con las regulaciones locales, estatales y federales aplicables relacionadas con el trabajo.
  Responsable de la seguridad durante el desempeño de todas las facetas del trabajo; Observa todos los procedimientos de seguridad de la Autoridad de Vivienda, así como todas las leyes y regulaciones de seguridad locales, estatales y federales.
  Promueve relaciones positivas con los clientes.
  Realiza otras tareas que se le asignen.EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y/O CERTIFICACIÓN
  Título de Asociado de Junior College o equivalente. Cursos de nivel universitario
  Dos a cuatro (2-4) años de experiencia laboral relacionada.
  Certificación en gestión de proyectos es un plus.

  EQUIPOS Y SISTEMAS OPERADOS
  Computadora personal y periféricos
  Equipo de oficina estándar

  CONDICIONES LABORALES ADICIONALES
  Requiere disponibilidad para trabajar más allá de la jornada laboral normal
  El entorno de trabajo consiste fundamentalmente en actividades de oficina en interiores realizadas en un entorno con calefacción y aire acondicionado.
  El puesto requiere la necesidad de caminar, sentarse y/o estar de pie durante largos períodos de tiempo
  Requiere agacharse, agacharse, agacharse y/o alcanzar archivos o herramientas
  Movimiento repetitivo frecuente de la mano (por ejemplo, escribir)
  Puede levantar, transportar y/o empujar hasta 20 libras
  Los designados deberán poseer una licencia de conducir válida y ser asegurables de acuerdo con las pautas de la agencia solo si la operación de un vehículo, en lugar de la movilidad del empleado, es necesaria para realizar las funciones esenciales del puesto.

   

• SALARIO
• El rango salarial para este puesto es $40,000 – $50,000.
• BENEFICIOS

• Seguro de salud
• Seguro dental
• Seguro de la vista
• Seguro de vida
• Cuenta de gastos flexibles de atención médica
• Cuenta de gastos flexible para el cuidado de dependientes
• Cuenta de gastos flexible para viajeros
• Programa de asistencia al empleado
• Contribución equivalente al 401(k)
• Tiempo libre remunerado

Por favor presentar solicitud antes del 28 de diciembre de 2024.

• Esta descripción de trabajo está sujeta a cambios y de ninguna manera establece o implica que estos son los únicos deberes y responsabilidades a realizar. Las calificaciones enumeradas anteriormente son pautas, se considerarán otras combinaciones de educación y experiencia que podrían proporcionar los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para realizar el trabajo.