HACC

RESUMEN
Bajo la dirección del supervisor asignado, brinda apoyo administrativo para el proceso de solicitud de vivienda y/o realiza tareas administrativas generales que incluyen, entre otros, archivar, contestar teléfonos, fotocopiar, preparar correos, escribir, saludar a los visitantes, ingresar códigos en la computadora y enrutamiento de archivos, recuperación y reemplazo

FUNCIONES ESENCIALES
• Realiza tareas administrativas generales, que incluyen, entre otras, archivar, responder llamadas telefónicas, fotocopiar, preparar correo, mecanografiar, enviar faxes y enrutar, recuperar y reemplazar archivos.
• Desempeña funciones de recepcionista y asiste a los visitantes con alto grado de profesionalismo.
• Realiza entradas en la computadora de manera precisa y oportuna.
• Utiliza el sistema informático para ingresar o ver datos/códigos como resultados de inspección, órdenes de trabajo, montos de alquiler, etc., dentro de los plazos requeridos.
• Actualiza y fusiona información con el archivo maestro según sea necesario.
• Puede supervisar, distribuir y preparar órdenes de compra de suministros de oficina según sea necesario.
• Puede revisar los documentos que se presenten para verificar su integridad y validez.
• Puede mantener y actualizar la lista de espera según sea necesario.
• Puede calcular los pagos del inquilino para determinar la elegibilidad para recibir asistencia.
• Puede preparar paquetes de presentaciones para reuniones informativas.
• Ayuda en el área de admisión según se le solicite.
• Tramitar trámites de los solicitantes.
• Responde a todas las consultas telefónicas, por correo o de visitantes.
• Mantiene archivos, registros y prepara informes según las instrucciones.
• Utiliza los registros disponibles para brindar asistencia correcta y oportuna a quienes llaman, visitantes y otros miembros del personal, según las instrucciones.
• Escribe cartas, memorandos y otras comunicaciones/informes necesarios.
• Responde y filtra las llamadas telefónicas y las deriva a la fuente adecuada.
• Clasifica, abre y distribuye correo/faxes el mismo día en que los recibe.
• Mantiene un sistema de archivo y procesa la correspondencia entrante según las instrucciones.
• Compila y genera informes.
• Rota archivos al almacenamiento cuando es necesario.
• Realiza todos los deberes de acuerdo con las políticas de la Autoridad.
• Cumple o supera los estándares de desempeño de HUD relacionados con el trabajo, tales como: revisar la elegibilidad de los nuevos clientes dentro de los 30 días; revisar y solicitar la verificación de terceros dentro de los 10 días; responder llamadas y saludar a los visitantes dentro de los tres minutos, etc.

OTROS DEBERES Y RESPONSABILIDADES
• Puede servir como respaldo para otros empleados que se encuentren de licencia o descanso.
• Cumple con las regulaciones locales, estatales y federales aplicables relacionadas con el trabajo.
• Responsable de la seguridad mientras realiza todas las facetas del trabajo y observa todos los procedimientos de seguridad de la Autoridad de Vivienda, así como todas las leyes y reglamentos de seguridad locales, estatales y federales.
• Promueve relaciones positivas con los clientes.
• Realiza otras tareas que se le asignen.

EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y/O CERTIFICACIÓN
• Diploma de bachillerato o equivalente. Se valoran estudios universitarios o formación secretarial.
• Dos a cuatro (2-4) años de experiencia laboral relacionada.
• Se prefiere especialista certificado en vouchers o especialista en ocupación.
• Bilingüe – se prefiere español

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS HABILIDADES Y HABILIDADES
• Capacidad para operar un conmutador de múltiples líneas de manera eficiente y profesional.
• Habilidades organizativas.
• Demostró conocimientos de informática, incluido conocimiento de Word, Excel y aplicaciones relacionadas.
• Habilidad para realizar funciones matemáticas precisas.
• Capacidad de escribir 35 palabras por minuto.
• Capacidad para corregir materiales para garantizar su precisión.
• Habilidad para realizar múltiples tareas y priorizar responsabilidades.
• Capacidad para comunicarse e interactuar adecuadamente con el público en general, los solicitantes, los residentes y el personal.
• Habilidad para seguir instrucciones verbales y escritas.
• Habilidad para trabajar efectivamente con otros y trabajar independientemente.
• Habilidades analíticas y capacidad de resolución de problemas.
• Habilidades de relación con el cliente.
• Atención demostrada al detalle.
• Puntualidad y confiabilidad demostradas.
• Habilidad para producir informes claros, precisos y oportunos.

EQUIPOS Y SISTEMAS OPERADOS
• Computadora personal y periféricos
• Equipo de oficina estándar.

El salario por hora para este puesto es de $19.21. El puesto se encuentra en el centro de llamadas de nuestra sede en el centro.

BENEFICIOS
• Seguro de salud
• Seguro dental GRATIS
• Seguro de la vista GRATIS
• Seguro de vida
• Cuenta de gastos flexibles de atención médica
• Cuenta de gastos flexible para el cuidado de dependientes
• Cuenta de gastos flexible para viajeros
• Programa de Asistencia al Empleado (EAP)
• Tiempo libre remunerado, incluidos 14 días festivos
• Horario híbrido
• Horario de trabajo flexible
• 401(k) – Contribución del empleador de 6%

Esta descripción de trabajo está sujeta a cambios y de ninguna manera establece o implica que estos son los únicos deberes y responsabilidades a realizar. Las calificaciones enumeradas anteriormente son pautas, se considerarán otras combinaciones de educación y experiencia que podrían proporcionar los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para realizar el trabajo.