HACC

RESUMEN

Bajo la dirección general del Gerente de Presupuesto y Caja Bancaria, el Especialista en Cuentas por Pagar del Programa hará un seguimiento y registrará los pagos de manera precisa, eficiente y oportuna. El Especialista en Cuentas por Pagar del Programa fortalecerá y desarrollará las relaciones con los proveedores mediante pagos puntuales.

FUNCIONES ESENCIALES
• Responder a los proveedores externos y gerentes internos con respecto a todos los aspectos del proceso de cuentas a pagar.
• Inspecciona facturas pagadas y no pagadas, incluidas consultas de pagos compensados y anulaciones de cheques para mantener archivos y registros precisos de acuerdo con los estándares de la empresa.
• Capacidad para procesar con precisión: facturas sin orden de compra, facturas de doble y triple coincidencia, facturas contractuales para garantizar una codificación y autorización correctas, así como fondos y presupuestos contractuales suficientes.
• Ayudar a agilizar y mejorar el proceso de cuentas a pagar.
• Realiza funciones contables de acuerdo con la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB) y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).
• Verifica, revisa y concilia diversas transacciones y registros financieros para verificar su precisión y conformidad con las regulaciones y los procedimientos contables establecidos.
• Revisar las facturas para verificar la documentación apropiada antes del pago.
• Revisar la facturación de tarjetas de crédito y la codificación de cuentas y conciliarlas con los estados de cuenta.
• Garantiza que se cumplan las normas de gestión de efectivo de HUD.
• Procesar pagos electrónicamente a través de diversas plataformas bancarias en línea de manera oportuna y precisa.
• Comprender, formular y actualizar documentos de pago electrónico como archivos NACHA, Positive Pay y archivos de beneficiarios.
• Revisar las órdenes de compra, las facturas y los asientos contables para comprobar su exactitud e integridad. Mitigar excepciones y errores cuando sea necesario.
• Comunicarse y hacer seguimiento con los socios comerciales para obtener codificaciones estándar, aprobaciones de facturas y recibos de órdenes de compra.
• Capacitar a los usuarios comerciales en la navegación del sistema financiero y el proceso de aprobación y recepción de bienes y servicios.
• Procesar las presentaciones de gastos de viaje y garantizar la precisión de la contabilidad y el presupuesto del departamento interno.
• Administrar el correo electrónico de Cuentas por Pagar y ordenar, filtrar y distribuir electrónicamente al departamento de usuario correspondiente para su aprobación.
• Ayuda en las actividades de cierre de fin de mes ejecutando y creando informes de resumen de transacciones de AP.
• Mantener registros de proveedores en YARDI mediante la actualización de la dirección y la información bancaria.
• Procesamiento de devengos mensuales y anuales
• Capacidad demostrada para investigar y resolver problemas de facturas y pagos de AP de todo tipo.
• Realizar la gestión diaria de todas las actividades del ciclo de pago.

OTROS DEBERES Y RESPONSABILIDADES
• Cumple con las reglamentaciones locales, estatales y federales aplicables relacionadas con el trabajo
• Cumple o excede los estándares de desempeño de HUD relacionados con el trabajo, particularmente PHAS
• Responsable de la seguridad al realizar todas las facetas del trabajo y observa todos los procedimientos de seguridad de la Autoridad de Vivienda, así como todas las leyes y regulaciones de seguridad locales, estatales y federales.
• Promueve relaciones positivas con los clientes.
• Realiza otras tareas que se le asignen

EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y/O CERTIFICACIÓN
• Licenciatura (BA) o equivalente en un campo de estudio relacionado, como contabilidad, finanzas, economía o políticas públicas, de una universidad o colegio acreditado de cuatro años.
• De dos a cinco (2-5) años de experiencia en contabilidad en sistema YARDI o sistema ERP equivalente.
• Dos a cinco (2-5) años de experiencia en contabilidad relacionada, se prefiere experiencia en vivienda pública

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS HABILIDADES Y HABILIDADES
• Conocimiento de las regulaciones, estatutos, políticas y procedimientos nacionales, estatales y locales aplicables con respecto a viviendas para personas de bajos ingresos u otro tipo de vivienda según lo determine el departamento en el momento de la publicación del trabajo.
• Conocimiento de los PCGA y capacidad para explicar claramente las tendencias y el significado de los datos financieros.
• Habilidades organizativas y de resolución de problemas
• Competencia informática demostrada, incluido el conocimiento de Word, Excel y aplicaciones relacionadas
• Habilidad para escribir y corregir materiales para mayor precisión
• Habilidad para realizar múltiples tareas y priorizar responsabilidades.
• Capacidad para comunicarse e interactuar adecuadamente con el público en general, los solicitantes, los residentes y el personal
• Capacidad para seguir instrucciones verbales y escritas
• Capacidad para trabajar eficazmente con otros y trabajar de forma independiente
• Habilidades analíticas y capacidad de resolución de problemas
• Habilidades de relaciones con los clientes
• Atención demostrada al detalle
• Puntualidad y confiabilidad demostradas
• Capacidad para producir informes claros, precisos y oportunos

SALARIO
El rango salarial para este puesto es $55,000 – $60,000.

BENEFICIOS
• Seguro de salud
• Seguro dental
• Seguro de la vista
• Seguro de vida
• Cuenta de gastos flexibles de atención médica
• Cuenta de gastos flexible para el cuidado de dependientes
• Cuenta de gastos flexible para viajeros
• Programa de asistencia al empleado
• Contribución equivalente al 401(k)
• Tiempo libre remunerado

Esta descripción de trabajo está sujeta a cambios y de ninguna manera establece o implica que estos son los únicos deberes y responsabilidades a realizar. Las calificaciones enumeradas anteriormente son pautas, se considerarán otras combinaciones de educación y experiencia que podrían proporcionar los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para realizar el trabajo.